Zorg dat uw gebouw gemakkelijk schoon te maken is in de tijd die ervoor staat. Dat kunt u doen door van bovenkanten van kasten en vensterbanken geen vergaarplaatsen voor rommel te maken. Ruim uw bureau geregeld op en laat uw medewerkers hetzelfde doen. Een schoonmaker heeft meestal instructies om niets op een bureau te verplaatsen. En kan dus geen bureau schoonmaken dat is bezaaid met rommel. Let op met kabels. Grote bossen op de vloer maken het schoonmaken lastig.

Let er bij het sluiten van het contract op dat het schoonmaakbedrijf de voorwaarden van de brancheorganisatie OSB hanteert. In deze voorwaarden is een aantal belangrijke zaken geregeld, waaronder de opzegtermijn van drie maanden. Verder kan worden vastgelegd welke kwaliteit u wenst, oftewel hoe vaak het mag voorkomen dat iets niet of niet goed is schoongemaakt. Dat kan worden vastgelegd door te verwijzen naar NEN-norm 2075. De in deze norm gebruikte methode om de kwaliteit van de schoonmaak te meten, vereist wel enige training. U kunt zelf een vierdaagse cursus doen, iemand van uw bedrijf die cursus laten doen of het meteen uitbesteden aan een schoonmaakmakelaar die zo’n vier tot zes keer per jaar bij u komt controleren. De kosten daarvoor zijn over het algemeen voor u.

Als het schoonmaakwerk te wensen overlaat, wordt dat vaak het eerste duidelijk bij de entree en het sanitair. Als die langzaam vervuilen, wordt het tijd om aan de bel te trekken.

Het kan voordelig zijn het schoonmaken van het gebouw en het wassen van de ramen te combineren. Voor een schoonmaker die toch met een werkwagen door het gebouw loopt, is het een kleine moeite om op de toiletten handdoeken en zeep aan te vullen. Het kan dus voordelig zijn om dat ook bij de contractbesprekingen mee te nemen.

Vraag offertes aan bij twee of drie bedrijven. Alleen als een schoonmaakbedrijf een redelijke scoringskans heeft, is men over het algemeen bereid een (voor u kosteloze) offerte te maken. Offertes van schoonmaakbedrijven die niet de moeite nemen om bij u te komen kijken, kunt u beter meteen aan de kant leggen. In de uiteindelijke offertes moet een aanneemsom staan op basis van het aantal schoon te maken vierkante meters of het aantal uren eventueel aangevuld met controle en toezicht. Door de totaalprijs per jaar te delen door het aantal vierkante meters, krijgt u de prijs per vierkante meter per jaar.

’s Avonds schoonmaken ligt het meest voor de hand. Maar in de praktijk is dit niet altijd het handigst. De toegangsbeveiliging en sleutelcodes komen op deze manier in handen van mensen buiten uw bedrijf. Bovendien zijn veel industrieterreinen ’s avonds uitgestorven en is het voor schoonmaakpersoneel vaak onplezierig om er te werken. Overdag schoonmaken lijkt storend, maar dat blijkt in de praktijk erg mee te vallen. Met een beetje flexibiliteit van beide kanten kan het best. Het scheelt in de beveiliging en de stookkosten. Een bijkomend voordeel is dat u zicht op de schoonmaak houdt. U kunt zien of

Voordat u de schoonmaak gaat uitbesteden, kijkt u eerst kritisch naar wat er nu eigenlijk schoongemaakt moet worden. Maak een ruimtebestand waarin u de functie aangeeft van iedere ruimte die moet worden schoongemaakt. Daarnaast het aantal vierkante meters van muur tot muur en de vloerafwerking. Maak daarna een kwaliteitsontwerp, waarin u bepaalt hoe schoon u uw gebouw wilt hebben. Alles perfect gereinigd is onbetaalbaar. U moet zelf aangeven wat voor u nog acceptabel is, iedere dag grondig stofzuigen of eenmaal per week grondig en de rest van de week bijtippen.